消防管理档案论文

消防管理档案

文/ 邵良春（盐城224003）

【摘要】本文通过对档案和消防档案名词的解读，导入社会单位创建消防档案的紧迫性、消防档案的作用、内容、管理、利用、立卷归档、更新、保存期限及法律责任、展望等方面的内容，为社会单位管理和利用消防档案提供科学有效指导。同时提供了社会单位消防档案立卷的基本格式列表。

【关键词】消防管理，安全检查、抽查，消防档案

第一节   概  述

“档案”一词,先前学术界的定义还不统一。一般地来讲，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录是档案的本质属性 。我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为"册"，周代叫做"中"，秦汉称作"典籍"，汉魏以后谓之"文书"、"文案"、"案牍"、"案卷"、"簿书"，清代以后则多用"档案"，直到1988年1月1日《中华人民共和国档案法》的实施，才对档案的定义有了一个比较一致的认识。该法第二条所称档案"是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录"。至此档案一词已固定，它既是人类社会实践活动的产物，又是人类社会实践不可或缺的条件。它能历史地、全面的反映了社会生活各个阶段、各个方面，而且是以系统完整的材料整体来反映有机联系的一定的历史活动，是历史的真凭实据，具有法律效用。因此，它具有查考既往情况，掌握历史材料，研究事物发展规律和进程、总结经验教训等功能，具有广泛的社会作用。

消防档案是各类档案中的一个分支，是特定的社会组织在经济管理活动中形成的消防管理方面的历史记录。消防档案是社会单位在消防安全管理工作中，直接形成的以文字、图表、声像记录。

第二节创建消防档案的紧迫性

建立健全消防档案是社会单位做好消防安全管理工作的一项重要内容，是保障社会单位消防安全管理工作以及各项消防安全措施落实的基础性工作，是衡量社会单位消防安全管理工作水平的凭据，同时也是有关法律法规的要求。

《中华人民共和国消防法》（2019年版）和国务院办公厅国办发（2017）87号文《消防安全责任制实施办法》及公安部61号令《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》注1中对社会单位（上下文中“社会单位”或“单位”皆指机关、团体、企业、事业单位）建立健全消防档案均有重要表述，要求“消防安全重点单位应当建立健全消防档案”，这表明消防档案在消防安全重点单位（或火灾高危单位）的消防安全管理工作中具有相当重要的地位。

对于其他单位的消防档案建立，《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》第四十四条明文规定：其他单位应当将本单位的基本概况、消防救援机构填发的各种法律文书、与消防工作有关的材料和记录等统一保管备查。其实质上仍然是要建立消防档案。

随着中央《关于深化消防执法改革意见》（2019）的出台并实施，按照深化“放管服”改革决策部署，推动消防执法理念、制度、作风全方位深层次变革，加强社会单位消防领域事中事后监管，消防由“政府监督管理”转变为“自我管理”模式，实行消防工作承诺制，对失信单位纳入社会征信系统，不再区分是否消防安全重点单位（因为任何单位都有或随时发生火灾的可能），统一推广“双随机、一公开”的监管方式，全社会对消防工作的重视程度和要求进一步的提高。与此同时，“双随机、一公开”的监管平台已经运行，消防救援机构的事中事后消防监管抽查已经在实施之中了。因此，所有单位要根据各自行业特点建立健全消防档案是大势所趋，势在必行。

注1：机关是指县（区、团）级（含）以上党委、政府、人大、政协、人民解放军及其下设各部门的办事机构，是特指国家为行使其职能而设立的各种机构 ，专司国家权力和国家管理职能的组织，包括中国共产党中央和地方各级组织。国家机关，即国家政权机关，它包括各级权力机关、行政机关、人大机关、政协机关、民主党派机关、立法机关、司法机关（审判机关、检察机关）和军队中的各级机关。团体是指在民政部门登记管理机关登记的有固定办公地址或场所（建筑）和有合法的资产及经费来源且由中国公民自愿组成，为实现会员共同意愿，按其章程开展活动的非营利性社会组织。国家机关不得以单位会员加入社会团体。中国人民政治协商会议不属于人民团体。

第三节消防档案的作用

消防档案在社会单位消防安全管理及消防救援机构的监督管理工作中有如下作用：

(1) 消防档案是社会单位的消防安全管理的“户口薄”，它记载一个单位的基本情况和消防安全管理的各种文献、资料，便于单位领导、上级有关部门、消防救援机构以及消防安全管理工作的相关人员熟悉情况，为领导决策和日常工作服务。

(2) 消防档案反映了单位的消防安全管理水平和对消防工作的重视程度。在消防检查工作中，可以把消防档案查阅和现场检查结合起来，作为上级机关、主管单位领导、有关部门、消防救援机构考核该单位开展消防安全管理工作的重要依据；发生火灾时，可以作为调查火灾原因、分清事故责任、处理责任者提供必要的佐证材料；还可以为研究防火、灭火材料性能、修改消防技术规范、修（制）订消防操作规程等工作提供第一手资料。

(3) 消防档案是本单位领导检查相关岗位人员履行消防安全职责的实施情况，评判专（兼）职消防（防火）管理人员业务水平、工作能力的一个凭据。有利于强化单位消防安全管理工作的责任意识，推动单位消防安全管理工作朝着专业化、规范化、标准化、制度化、科学化的方向发展。

第四节消防档案的内容

消防档案包括两方面的内容即单位消防安全基本情况和消防安全管理情况，并附必要的图表。单位消防安全基本情况是消防档案的主要内容。社会单位消防安全基本情况以表格的形式总结如下：

单位消防安全管理情况有两项主要内容，一是消防救援机构填写制作的各类法律文书，包括《消防监督检查记录表》、《责令改正通知书》以及涉及消防行政处罚有关的法律文书或通知书；二是有关单位消防工作记录。单位消防有关工作记录及要求如下列表：

第五节 消防档案管理

消防档案由单位确定或者设立专门机构集中统一保管、备查，不得由承办机构或承办的个人分散保管。这样才能克服目前的消防档案分散保管和各自为政的局限性，更大限度地发挥社会单位消防档案的作用。与此同时还要保证消防档案的完整性和安全性。

社会单位的消防档案与消防控制室保存的档案资料有相同或相通之处的可同步保存，也可合并保存。

第六节 消防档案利用

消防档案的收集、整理、保管，目的是为了有效利用，为单位消防安全管理工作服务。为了便于消防档案的使用，必须做好以下三项工作。

（1） 分类

消防档案按照档案形成的环节、时间、内容、形式的异同，采取“同其所同，异其所异”的方法，把档案分成若干类，类与类之间有一定的联系，有一定的层次和顺序，前后一致。这样有利于档案立卷，有利于卷案的排列和编目，为管理和使用提供条件。

（2） 检索

检索就是把消防档案内容和形态特征著录下来，存储在检索工具中，根据消防安全管理工作的需要，及时地把消防档案中有关目标内容快速找出来，以便使用。目录是消防档案当前最常用的检索工具。因此，消防档案的目录编制是一项非常重要的工作。为了提高消防档案检索效率，必须编制消防档案目录，建立一个完整的目录体系。

（3） 销毁

社会单位的消防档案，是在日常的消防安全管理工作中经过较长时间的日积月累起来的，随着时间的推移，有些材料将会失去保存价值，无须继续保存。为了精炼消防档案材料，突出工作重点，应当定期按标准、有目的、有计划地将消防档案进行清理。有用的继续保留，确已失去保存价值的，应按国家档案文书管理规定，进行清理，以免消防档案材料臃肿庞杂，鱼目混珠，影响管理和使用。

第七节消防档案的格式（目录）

社会单位消防档案的内容应当包括单位基本情况和消防安全管理情况两个方面，单位消防档案一般参照如下格式排布：

注2：消防安全管理制度一般应包括：1、消防安全教育、培训制度，2、防火巡查、检查制度，3、安全疏散设施管理制度，4、消防（控制室）值班制度，5、消防设施、器材维护管理制度，6、火灾隐患整改制度，7、用火、用电安全管理制度，8、易燃易爆危险物品和场所的防火防爆管理制度，9、专职或志愿消防队的组织管理制度，10、灭火和应急疏散预案演练制度，11、燃气和电气设备的检查和管理制度（含防雷、防静电），12、消防安全工作考核和奖惩制度，13、消防区域联防联控管理制度，14、微型消防站管理制度，15、消防安全例会制度，16、根据单位行业自身特点设定的其他必要的消防安全管理制度。其中5消防设施维护管理制度中应分别制定衍生出相应的消防设施、设备用房管理制度，如消防水泵泵房管理制度，水泵房（高位消防水箱间）消防水池管理制度，稳压泵房管理制度，防（排）烟风机房管理制度，消防高（低）压配电（间）房管理制度，气体灭火剂储瓶间管理制度，湿报间管理制度等等。

第八节 消防档案保存期限

消防档案在上面第五节已经讲到“消防档案利用”中关于消防档案的销毁，并不是所有的都要永久的保存，也不是所有的都要销毁。为了精炼消防档案内材料，突出工作重点，应当有计划、有目的、按标准将消防档案进行清理。有用的继续保留，确已失去保存价值的，应按管理规定，进行清理。

建筑消防设施设计、施工、安装、调试、竣工验收、备案、抽查、验收、技术检测等原始技术资料应长期保存（长期是指建〈构〉物全生命周期）；《消防（控制室）值班记录表》、《建筑消防设施巡查记录表》存档时间不少于1年；《建筑消防设施检测记录表》、《建筑消防设施故障维修记录表》、《建筑消防设施维护保养计划表（书）》、《建筑消防设施维护保养记录表》存档时间不少于5年。第六节消防档案格式中编号1-3、14应长期保存，编号4、5、8涉及组织机（架）构及人员变动及消防设施增减时更替保存，编号6、7、9、12、13修订或修正后保存。编号11保存期不少于5年，编号15根据国家制修订或有效期同步保存。

第九节 法律责任

社会单位应当依据有关法律法规的要求，规范化的建立健全消防档案。如违背相关规定要承担相应的法律责任。

《中华人民共和国消防法》第六十七条，机关、团体、企业、事业等单位违反本法第十七条注3规定的，责令限期改正；逾期不改正的，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分或者给予警告处罚。

《消防安全责任制实施办法》第二十八条，因消防安全责任不落实发生一般及以上火灾事故的，依法依规追究单位直接责任人、法定代表人、主要负责人或实际控制人的责任。

《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》第四十五条，对未依法履行消防安全职责，应当依照有关规定对责任人员给予行政纪律处分或者其他处理。第四十六条，违反本规定注4，依法应当给予行政处罚的，依照有关法律、法规予以处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

社会单位消防档案中出现消防技术服务机构出据的虚假文件的，根据《社会消防技术服务管理规定》第四十九条规定，责令改正，对消防技术服务机构处五万元以上十万元以下罚款，并对直接负责的主管人员或其他责任人员处以一万元以上五万元以下罚款。

注3：《中华人民共和国消防法》第十七条第二款（二）建立消防档案，确定消防安全重点部位，设置防火标志，实行严格管理。

注4：《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》第八章 消防档案专篇。

第十章建议和展望

消防安全是社会单位安全生产工作的重要组成部分。根据有关法律法规的要求，安全生产工作已经启动安全生产标准化分级管控机制，目前运行状态非常好。安全生产工作适用于《中华人民共和国安全生产法》，消防工作属于《中华人民共和国消防法》管控范畴。根据《中华人民共和国标准化法》的要求，消防安全工作也可引入消防标准化分级管控的概念，制定消防标准化（分级管控）导则，推行消防技术服务机构（即第三方）消防安全评估的分级、升级良性互动管控机制，督促指导社会单位建立完善的标准化的消防工作台帐，最终形成标准化的消防档案。这样有利于行业的健康发展。

参考文献

1、 中华人民共和国消防法，2019年修订版

2、 中华人民共和国档案法，2016年修正版（第二次修订）

3、 消防安全责任制实施办法，国务院办公厅国办发（2017）87号

4、 机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定，公安部（2001）61号令

5、 《社会团体登记管理条例》（1989）国务院43号令

6、 《关于深化消防执法改革的意见》中办国办发（2019.3.19）文

7、 中国消防协会编《消防安全技术综合能力》（2019年版）中国人事出版社

8、 《建筑消防设施的维护管理》GB25201-2010

9、 《消防控制室通用技术要求》GB25506-2010

10、 中国消防协会编《消防安全技术实务》（2019年版）中国人事出版社

鸣谢

扬州大学社会发展学院档案学系  邵亚伟

作者简介：单位/华润置地物业总公司，   化学工程师    国家注册安全工程师，一级注册消防工程师，中国消防协会会员

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